5 formas de incrementar la productividad empresarial con Inteligencia Artificial

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La Inteligencia Artificial se adentra en el terreno empresarial para maximizar las probabilidades de éxito. Ya hemos hablado de cómo esta tecnología se implanta para incrementar las ventas o mejorar la atención al cliente. Además de esto, las herramientas basadas en IA pueden entrar en la organización de una compañía para incrementar la productividad. Los especialistas de Strategy Big Data, socio tecnológico de Agencia B12, explican cinco formas de hacerlo.

1. Eliminación de tareas repetitivas a través de bots

Es uno de los retos de la Inteligencia Artificial: desarrollar herramientas que permitan eliminar las tareas repetitivas dentro de una empresa para que los empleados puedan centarse en realizar otras tareas más complejas o creativas. En el ámbito de la atención al cliente, entre las principales herramientas que existen se encuentran los bots.

Hablamos de softwares que utilizan la Inteligencia Artificial para llevar a cabo tareas automatizadas en entornos digitales. Así, los bots son robots que pueden, por ejemplo, entablar conversaciones con personas, ya sea por teléfono (callbot) o por escrito (chatbot), o editar textos, moderar conversaciones, enviar correos electrónicos…

¿Lo mejor? Gracias al Machine Learning o Aprendizaje Automático, los bots van perfeccionándose a sí mismos, por lo que sus acciones son cada vez más precisas. Un bot adquiere su conocimiento como lo haría un humano. De hecho, su programación emula el sistema de aprendizaje de la mente de una persona.

Como explicábamos antes, su implementación incrementa la productividad en cuanto a que libera a los trabajadores de una empresa de las tareas repetitivas y les permite dedicar su atención a tareas que requieren más cualificación.

2. Analítica continua a través de la transcripción instantánea

Como su nombre indica, las herramientas de transcripción instantánea transcriben conversaciones en tiempo real. En el entorno empresarial, esto significa que cualquier interacción telefónica entre la compañía y un agente externo (sea un cliente, un cliente potencial o un proveedor, por ejemplo) se puede tener por escrito al momento, preparada para el análisis.

En Agencia B12, tenemos una herramienta de transcripción instantánea llamada Speech to Text. El valor diferencial de este software exclusivo es que, además, de transcribir la conversación, la analiza en tiempo real. Los algoritmos que la componen rastrean la transcripción y extraen los datos más relevantes, se realimentan de ellos y, al mismo tiempo, nutren el data lake de cada cliente o proyecto.

En este caso, se consigue una auditoría continua de cada contacto con clientes o clientes potenciales, sea en servicios de atención, fidelización o venta. La información derivada del procesamiento de esos datos se utiliza para perfeccionar futuras interlocuciones y para realizar análisis predictivos que ayudan a entender el negocio y a crear los ajustes pertinentes para mejorar los resultados.

3. Mejora de los flujos con softwares de gestión de trabajo

Se trata de softwares creados para mejorar las cadenas de trabajo dentro de una empresa. A través de la informática, se produce un reparto automático de tareas y se incrementa la visibilidad de las mismas. ¿Hay varios departamentos o personas involucrados en un proyecto? Todos conocerán de forma automática qué ha de hacer cada uno, en qué punto se encuentra el trabajo, qué previsiones hay…

Algunas de las características que destacan en este tipo de programas son:

• Mejoran la organización del trabajo: como decíamos, se establece un reparto automático de tareas y unos flujos de trabajo que permiten a todas las personas involucradas saber qué tienen que hacer y cuándo.
• Favorecen la colaboración: los softwares de gestión de trabajo no solo distribuyen las cadenas de trabajo, también proporcionan entornos colaborativos en la nube que facilitan el trabajo en paralelo, en los casos en los que se pueda llevar a cabo.
• Aportan datos en tiempo real: en cualquier momento del proyecto, las personas involucradas tienen acceso a los datos que muestran qué se ha hecho, qué queda por hacer, además de informes de productividad y tiempos que ayudan a detectar carencias y puntos fuertes de cara a la organización de proyectos futuros.

4. Facilitación de teletrabajo con las soluciones cloud

Las soluciones cloud son espacios de almacenamiento de datos masivos a los que se accede a través de internet. Toda esa información se encuentra en los servidores digitales, por lo que se puede llegar a ella desde cualquier lugar con conexión. Es, por tanto, accesible a todos los empleados de una empresa y, al mismo tiempo, está sometida a unos estrictos protocolos de seguridad, para evitar fugas.

La nube ha permitido la creación de los entornos colaborativos de los que hablábamos anteriormente y, además, facilita el teletrabajo. Ya no es necesario estar físicamente en una oficina para acceder a las herramientas, softwares, documentos, etcétera que los empleados necesitan para realizar sus tareas. Si todo eso está en la nube, bastará con una buena conexión a internet para hacer uso de ello.

El éxito de las soluciones cloud lleva años contrastado, pero se ha hecho especialmente visible con la crisis del COVID-19 y la implantación obligatoria del teletrabajo. Gracias a los sistemas en la nube muchos negocios que antaño tendrían que haber parado su actividad ahora siguen funcionando con normalidad.

5. Automatización de gestión interna con softwares de recursos humanos

Los softwares de recursos humanos facilitan la gestión interna y la organización y el control de la plantilla, ya que automatizan la comunicación con los empleados. Se alojan en la nube, por lo que son accesibles desde cualquier lugar y garantizan la seguridad en el tratamiento de los datos. Algunas de las tareas que se pueden realizar a través de estas herramientas son:

• Publicación de comunicados internos: todos los empleados tendrán acceso automático a toda la información que la empresa quiera aportar, desde comunicados especiales hasta datos sobre el negocio.
• Publicación de encuestas: automatizan el envío de encuestas y recaban y organizan los resultados para facilitar la extracción de conclusiones y la toma de decisiones en base a ellas.
• Difusión de formación: a través de estas plataformas, los equipos de Recursos Humanos pueden hacer llegar formaciones de forma automática, en función de las preferencias de la compañía o de la naturaleza de la formación. Por ejemplo, la automatización se puede establecer por temporadas, equipos o en base al tiempo de pertenencia a la empresa.
• Gestión de peticiones: cualquier petición que tenga que realizar el empleado se puede enviar a través de esta plataforma, desde una solicitud de vacaciones o permisos hasta una nota de gastos.
• Gestión de información personal: permite a los empleados mantener sus datos actualizados (desde su dirección hasta su información bancaria) y un acceso continuo a la documentación que les atañe (contrato, nóminas, etcétera).
• Automatización de nóminas: no solo el empleado tiene acceso continuo a su nómina, sino que estas se generan de forma automática, teniendo en cuenta las variables pertinentes en cada caso, desde la fiscalidad hasta los pluses. Si el empleado registra algún cambio que incida en alguna de esas variables (por ejemplo, el nacimiento de un hijo), ese cambio se aplica de manera automática.
• Gestión de equipos: permite a los responsables de equipos realizar un seguimiento digital de sus equipos, lo que es especialmente útil para reparto de vacaciones y organización de proyectos.
• Otras tareas: evaluaciones personales y de equipo, promociones de empleados o herramientas de reclutamiento para uso interno del equipo de RRHH son otras opciones que plantean estos softwares, especialmente útiles en la gestión de empresas de tamaño mediano y grande.