¿Cómo pueden los chatbots ayudar a la plantilla de una empresa?

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Los bots conversacionales o asistentes virtuales en línea están redefiniendo la experiencia de los empleados de las empresas. Te comentamos cuáles son los beneficios de implementar un chatbot interno en los procesos operacionales de las compañías.

El chatbot, un cambio generalizado en el modelo de empresa

Desde sus orígenes, los chatbots han estado orientados a la comunicación máquina hombre a fin de resolver una serie de dudas y mejorar la experiencia de usuario.

El primer chatbot fue creado en el Instituto de Tecnología de Massachusetts (MIT) en 1966 bajo el nombre de Elizza. Sin embargo, más tarde se le cambió el nombre por chatter bot.

Aunque en su mayoría están destinados a la atención al cliente, existen otros muchos chatbots orientados a tareas de recursos humanos (RRHH) para mejorar los procesos, solventar fácilmente solicitudes de los empleados, entre otras muchas labores.

A este tipo de bot conversacional se le conoce como “chatbot interno”. Un tipo de asistente virtual enfocado a la plantilla de una empresa. Su acceso requiere de usuario y clave autentificados.

Son utilizados comúnmente por grandes compañías. Algunos ejemplos son las entidades aseguradoras y financieras, operadores de telecomunicaciones y otros gigantes empresariales.

El objetivo primordial de los chatbots internos es servir de manual a los empleados, es decir, apoyarles en tareas desconocidas. Además, su disponibilidad 24/7/365 mejora el ratio de satisfacción de las consultas.

Los chatbots como sistema de apoyo a los empleados

Los chatbots internos se han convertido en una de las principales líneas de apoyo dentro de una compañía. Estos son algunos de los beneficios que ofrecen a los empleados de una empresa.

Solución a consultas frecuentes

Como decíamos, los chatbots internos actúan como asistentes virtuales encargados de dar respuesta a consultas relacionadas con los procesos internos de la compañía.

Por tanto, están pensados para apoyar al empleado en la búsqueda de la respuesta perfecta para el usuario demandante de información. Esto se traduce en un doble beneficio:

• Eficacia. Las respuestas a las consultas se ofrecen directamente, sin esperas de ningún tipo.
• Satisfacción. La experiencia de usuario mejora al obtener solución a sus dudas en un periodo muy corto de tiempo.

Algunas de las dudas más comunes de empleados a los chatbots internos son consultas de soporte técnico (¿Cómo acceder al servidor de la compañía?), consultas relacionadas con beneficios propios (¿Cómo puedo solicitar mis vacaciones en el portal del empleado?) y consultas relacionadas con procedimientos (¿A quién debo informar de una baja laboral?).

Ahorro de tiempo

Este punto se encuentra estrechamente relacionado con el anterior. Su amplia disponibilidad les permite responder rápidamente y en cualquier momento, lo que tiene un fuerte impacto en la reducción del tiempo que se tarda en tramitar las solicitudes. De hecho, desde hace tiempo los usuarios buscan solventar sus demandas por sí mismos, es decir, sin ayuda humana.

Ayudan a mejorar el sentimiento de pertenencia a la empresa

En los últimos años, uno de los esfuerzos mayoritarios de cualquier empresa ha sido fomentar el sentimiento de pertenencia en el entorno laboral.

Esto se consigue principalmente forjando un vínculo entre la pertenencia y el desempeño de la actividad profesional. De tal forma, que se fortalezcan las conexiones entre empleados/equipos.

En este sentido, los chatbots internos, además de ofrecer respuestas de ámbito laboral, pueden configurarse con el objetivo de fomentar ese sentimiento de pertenencia. Dicha configuración permitirá, por ejemplo, que los usuarios reciban notificaciones o información relevante a algún empleado.

De esta forma, se impulsa la cercanía y la motivación de la plantilla, puesto que se sentirán apoyados por un sistema tanto profesional como personal.

Comunicación entre diversas áreas de la empresa

En las grandes compañías, la comunicación interdepartamental es un peón de vital importancia. Sea cual sea el cometido, la implementación de un chatbot interno puede ayudar a:

• Valorar el desempeño del trabajo.
• Fomentar acciones de comunicación interna.
• Coordinar políticas de vacaciones.
• Servir de complemento a la formación.

Por tanto, los asistentes virtuales internos pueden efectuar sus tareas para reducir la carga al departamento de recursos humanos (RRHH) en diferentes áreas. Por citar algunas: selección de personal, formación, prevención de riesgos laborales, resolucion de dudas sobre política de beneficios, vacaciones, gestión de altas y bajas, entre otras muchas.