¿Qué es un cuadro de mando integral y para qué sirve?

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Un cuadro de mando es un sistema de monitorización de indicadores que ayuda a mejorar los procesos de una empresa. Un buen cuadro de mando debe seguir una metodología visual, ágil e intuitiva. Te contamos más sobre este método de control, sus beneficios y elementos clave.

Cuadro de mando: definición

Actualmente, los datos son la fuente de energía de las empresas. Cuidar su almacenamiento y tratamiento supone una de las mayores prioridades dentro de cualquier organización.

A ese mismo nivel se encuentra su representación gráfica, es decir, la forma en que se presenta la información para que el cliente u otros empleados comprendan lo que se propone. Es aquí donde entran en juego los cuadros de mando.

Un cuadro de mando es una herramienta que recoge las métricas e indicadores claves de rendimiento de un negocio o área de responsabilidad en particular para mostrar de forma gráfica e intuitiva los datos relevantes. De esta forma, se facilita la comprensión y, por ende, la toma de decisiones estratégicas.

Los cuadros de mando varían en función de las necesidades de cada organización. La diferencia radica en el tipo de variables que se empleen, su estructura, presentación y elementos gráficos.

Independientemente de la información propuesta, los cuadros de mando tienen un objetivo común: monitorizar la actividad de la organización y seguir la evolución del negocio para determinar fortalezas y vulnerabilidades.

Dada su eficacia, las organizaciones optan por este tipo de herramientas para cualquier unidad de negocio o actividad empresarial. Normalmente, cada departamento, cada cliente o cada segmento suele contar con un tipo de cuadro de mando.

Cuadro de mando integral

Uno de los dashboards más utilizados son los cuadros de mando integrales (CMI) o Balanced ScoreCard (BSC). Un tipo de herramienta de gestión empresarial utilizada para monitorizar la situación y evolución de una empresa desde una perspectiva general.

Este tipo de CMI fueron diseñados en el año 1995 por Norton y Kaplan, dos autores de referencia en el mundo empresarial. Ambos propusieron cuatro perspectivas interrelacionadas para hacer frente a este cuadro de mando:

1. Perspectiva financiera. Se refiere a los aspectos de contabilidad y músculo económico de la compañía que permiten, de forma intuitiva, vislumbrar la forma de aumentar ventas, reducir costes o mejorar procesos.
2. Perspectiva de cliente. Centrada en la satisfacción y fidelización de los clientes. ¿Cómo? Prestando atención a la imagen de marca, los segmentos del mercado, elementos de valor añadido para los clientes en relación a productos y servicios, etcétera. Los indicadores que se muestran en este apartado reflejan cuota de mercado, porcentaje de retención o alta de nuevos clientes, satisfacción, entre otros.
3. Perspectiva de formación y desarrollo. Orientada a la mejora de la capacitación del capital humano de una empresa, desarrollo de sus habilidades e incremento de su motivación a nivel laboral. ¿Los indicadores? Satisfacción, productividad, cualificación, inversión en tecnologías, etcétera.
4. Perspectiva interna del negocio. Suele desarrollarse en tercera instancia, después de plantear las perspectivas financieras y de cliente. Se centra en los procesos internos que incrementan el valor de los productos y servicios. Un elemento clave para cualquier organización. Los indicadores pueden estar relacionados con la reducción de costes operativos o la mejora de productos/servicios y todo lo que tenga que ver con estas nuevas decisiones, reclamaciones, defectos en productos, márgenes obtenidos por los nuevos productos o los ya existentes, etcétera.

La importancia de los KPI en un CMI

Los indicadores clave de rendimiento o KPIs son la parte fundamental de un CMI. ¿El motivo? Son las variables que se utilizan para obtener una visión global de la situación de la empresa y en las que se basarán las decisiones.

La revisión de los cuadros de mando integrales debe efectuarse con cierta periodicidad. El objetivo es conocer si la empresa está siguiendo la dirección correcta. Igual de importante es mostrar históricos, es decir, indicadores que muestren la evolución, ya sea positiva o negativa. Lo propio es recurrir a los CMIs cada trimestre del año, aunque todo depende de los objetivos operacionales.

Por regla general, los indicadores no pueden medirse de forma inmediata, se precisa de una amplia muestra de datos y un análisis exhaustivo para llegar a conclusiones medibles.

Su representación en un CMI puede darse de dos formas: en cifras o a través de gráficas. En ambos casos, la representación y el diseño juegan un papel importante. Esta labor ayuda, en gran medida, a facilitar la comprensión y la toma de decisiones.

Aunque ya hemos hablado de los indicadores dentro de cada una de las perspectivas de un CMI, recordemos algunos ejemplos:

• Satisfacción del capital humano y productividad.
• Imagen de marca.
• Retención de clientes.
• Indicadores financieros y contabilidad de la empresa: histórico de números.

Por qué usar un cuadro de mando integral

Construir una empresa sólida requiere de un conjunto de estrategias y personal cualificado. Pero… las estrategias necesitan unos cimientos donde apoyarse.

A través de esta metodología de trabajo, la empresa dispone de toda la información desglosada de forma rápida, intuitiva y resumida, pudiendo acceder a la información requerida en el momento preciso.

¿Quién recurre a los CMIs?

Es un sistema pensado para figuras de alto nivel, es decir, con peso dentro de la organización, ya que el objetivo es la toma de decisiones estratégicas. Por tanto, estaría destinado a la cúpula directiva, jefes de departamento o cualquier modalidad de empleado con capacidad de decisión. Recordemos que es una herramienta para lograr objetivos.

Si bien, es posible diseñar cuadros de mando para departamentos internos de una determinada compañía. De esta forma, todos los integrantes de esa estructura de la empresa podrán comprender cuáles son sus fortalezas y sus debilidades para poder corregir o continuar en la misma línea.

Ventajas de usar un cuadro de mando integral

Aplicar la modalidad de CMI en una organización trae consigo una serie de beneficios. Te resumimos los más relevantes:

• Diseñar una estrategia consolidada.
• Facilidad de comunicación y entendimiento de la estrategia en todas las áreas del negocio.
• Coordinación entre las diferentes áreas del negocio.
• Medición sistemática mucho más sencilla.
• Identificación de fortalezas y vulnerabilidades.
• Mejora de procesos: externos e internos.