Tecnología RPA: Robotic Process Automation

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Las diferentes ramas de la robótica tienen algo en común: buscan simular un comportamiento de manera autónoma. El principal objetivo de la robótica en el ámbito empresarial no es otro que incrementar la eficacia, es decir, reducir costes aumentando la productividad.

La tecnología RPA (Robotic Process Automation) es la evolución de la automatización de procesos por medio de bots entrenados para desarrollar tareas repetitivas, necesarias, pero de poco valor añadido.

Definición de RPA

Los softwares de RPA se configuran para interactuar con, prácticamente, cualquier sistema o aplicación de IT. Son herramientas flexibles, entrenadas para obtener resultados concretos. Se les adiestra para ejecutar determinadas tareas del mismo modo que lo haría un humano.

Estos bots son instruidos para asistir en labores simples y repetitivas, basadas en reglas específicas.

Unitariamente, las tareas que desempeñan los bots pueden considerarse de bajo valor para la empresa, pero por su volumen, suponen una gran carga de trabajo.

Este tipo de tareas transaccionales requieren gran rapidez, precisión y agilidad. Sin embargo, su monotonía las hace menos aptas para los humanos por el elevado riesgo de cometer errores.

Una vez aprendidos los flujos de trabajo y las reglas, los RPA ejecutan las tareas asignadas, e interactúan con otros sistemas cuando es necesario. Estas son algunas de las funciones típicas de las que desempeña un RPA:

• Realizar cálculos.
• Acceder a ficheros.
• Leer bases de datos.
• Abrir emails.
• Rellenar formularios.
• Entrar en apps.
• Y un largo etc.

En definitiva, RPA es susceptible de implementarse con éxito en cualquier departamento: finanzas, contabilidad, marketing, logística, recursos humanos, atención al cliente… Cualquier tarea redundante con inputs digitalizados podría ser candidata a automatizarse.

Requisitos para la implementación de RPA

Toda aplicación de RPA tiene una secuencia similar:

1. Input: entrada de datos estructurados digitalizados.
2. Procesamiento: lógica de procesos basada en reglas preestablecidas.
3. Output: resultado consecuente a la información recibida.

Existen una serie de condiciones indispensables para poder implantar con éxito un sistema RPA.

1. El éxito dependerá en buena medida de un trabajo previo de sistematización. Por tanto, cualquier empresa que se planteé implementar tecnología RPA deberá tener en cuenta lo siguiente:
2. Los sistemas RPA no son capaces (aún) de aprender de su propia experiencia. Como vimos, funcionan en base a flujos de trabajo y reglas. Por tanto, no serán capaces de resolver excepciones.
3. No todos los procesos son susceptibles de automatización. La empresa debe hacer un esfuerzo importante que implique a los diversos actores y departamentos para establecer qué procesos pueden automatizarse de forma completa.
4. Por lo general, requieren un proceso previo de planificación y consultoría que resulta crítico para que la solución sea eficaz.
5. Igual de importante es definir objetivos, hacer pruebas de funcionalidad, monitorizar el funcionamiento y gestionar cualquier excepción.

Ventajas de la implementación de RPA

Estos son algunos de los beneficios que supone la implantación de RPA softwares en los procesos de producción:

• Son más rápidos.
• No se aburren ni se distraen con tareas monótonas.
• Trabajan 24/7 los 365, si es preciso.
• No enferman ni cogen vacaciones.
• Pueden ser replicados para ser más veloces o asumir mayores cargas.
• Minimizan la posibilidad de errores.
• Pueden usarse desde cualquier ubicación.
• Permiten una mejor analítica.
• Mejoran el control de flujos de trabajo.
• Permiten a los humanos centrarse en tareas de alto valor: resolver problemas, generar estrategias, ocuparse de excepciones, aportar pensamiento crítico y creativo.

Por otra parte, estos son algunos de los principales frenos a la implantación de este tipo de soluciones:

• Temor a la pérdida de puestos de trabajo. Una gestión óptima de la organización debería destinar recursos tan valiosos como los humanos a tareas donde puedan aportar mayor valor. La oportunidad de aumentar la producción y los niveles de eficiencia también puede significar un crecimiento de la plantilla.
• Coste de la implantación. El coste de este tipo de tecnología en relación al tiempo y dinero que hay que invertir es elevado. Debe de analizarse en comparación con los beneficios que generará.
• Miedo a la rigidez en los procesos y la falta de flexibilidad. El proceso de consultoría previo es imprescindible para construir una solución versátil y, cuando sea necesario, escalable.

Aparte de la innegable ventaja operativa, existen opiniones enfrentadas sobre la automatización desde hace décadas. ¿Qué opinas? ¿Tu empresa opera con algún RPA?